Systemy informatyczne

W skład bazy danych wchodzą tutaj kategorie tj.: klienci, osoby, kontakty, zadania, projekty.
- Klienci ? to szeroko pojęta baza danych odbiorców, dostawców, instytucji współpracujących. Istnieje możliwość zbierania i przechowywania wszelkich informacji o klientach pod postacią dowolnej struktury danych. Mogą to być nie tylko typowe dane określające parametry firmy, ale również charakterystyka całego zarządu, czy historia współpracy z odbiorcą. Tutaj umieścić możemy sprawozdania i raporty finansowe dotyczące uprzednio udzielanych usług lub opis preferencji i wymagań z nimi związanych.
- Osoby ? czyli dział zawierający bazę danych wszelkich osób występujących w interesujących nas firmach. Zbierane informacje mogą dotyczyć nie tylko standardowych danych personalnych i adresowych, takich jak telefony, daty imienin czy urodzin, ale również zagadnienia dotyczące powiązań z innymi osobami oraz firmami, cech charakterystycznych i specjalnych niestandardowych wymagań, zwłaszcza osób wcześniej korzystających z naszych usług.
- Kontakty ? zawierają w sobie oczywiście wszelkie informacje dotyczące możliwości kontaktu z klientem. Pod pojęciem kontaktu rozumiana jest dowolna forma połączenia z odbiorcą, czyli telefon, fax, e-mail, poczta tradycyjna. Dzięki wpisywaniu wszelkich informacji o kontaktach w przyszłości dostępna jest pełna historia kontaktów z klientem. Funkcja przydatna często przy ewentualnych reklamacjach np. związanych z rezerwacją lub opóźnionym zamówieniem.
- Zadania ? część informująca o zadaniach wykonywanych przez pracowników i nie tylko. Można tutaj ewidencjonować różnego rodzaju prace wykonywane przez pracowników a dotyczące klientów, instytucji współpracujących. Pozwala to pracodawcy jednoznacznie rozliczać pracowników z czasu pracy, czy z wyników prowadzonych zadań. Przykładami zadań mogą być na przykład: obsługa reklamacji klienta czy przeprowadzenie przetargu. Informacje takie w przyszłości mogą nam pomóc podczas planowania awansów lub funduszy nagrodowych, a także ustalaniu grafików zadań i obowiązków określających również czas pracy poszczególnych członków kadry.
- Projekty - czyli analiza działań długotrwałych, zadań okresowych pracowników. Na tego typu projekt mogą się składać liczne zadania lub kontakty. Przykłady najczęściej wykorzystywane w tym dziale to: przeprowadzanie ankiet w ramach badania opinii klientów, przeprowadzenie badania marketingowego rynku, przeprowadzenie akcji promocyjno-informacyjnej wśród klientów.

Na cały system składa się wiele różnych elementów odpowiedzialnych za podstawowe funkcje, zadania i operacje systemu. Uzupełnienie stanowią programy pomocnicze odpowiedzialne za bezpieczeństwo, testujące oraz archiwizujące elementy oprogramowania i wprowadzanych danych. Dodatkowo znajdziemy to zbiory danych konfiguracyjnych, a także dokumentację, nie tylko techniczną i szczegółową skierowaną do programistów i informatyków, ale i szkoleniową dla użytkowników. Dużą role pełnią tutaj też informacje o rozwoju tego systemu, o dostępności jego kolejnych wersji oraz parametry związane z jego eksploatacją np. tworzone w formie stron WWW.

Informatyka swe zastosowania poszerza między innymi w kierunku intensyfikacji, czyli poszerzenia zakresu wspomagania procesów biznesowych, wcielania rozwiązań innowacyjnych, specjalizacji technologii. Poważną pozycję zajmuje w tych działaniach również integracja, mająca wpływ na funkcjonalność a za razem sprawny przepływ informacji pomiędzy jednostkami. W celu jak najlepszego dopasowania do potrzeb odbiorcy niezbędna jest także indywidualizacja tworzonych systemów względem firmy, a nawet określonych użytkowników. Temu wszystkiemu towarzyszyć powinna dodatkowo inteligencja. Może i sztuczna w tym przypadku, ale niesamowicie ułatwiająca współpracę, a przede wszystkim odpowiedzialna za automatyzację, wspomaganie problemów niestrukturalnych, a także zarządzanie dysponowaną wiedzą.

Elastyczność systemu dotyczy wieloelementowej i złożonej parametryzacji oprogramowania jak również możliwości uzupełniania powstałych już rozwiązań systemowych (generatory procedur, raportów, ekranów, importowanych i eksportowanych plików komputerowych).
Parametry stanowią tu zestawy atrybutów, które umożliwią zastosowanie danego systemu dla zróżnicowanych obiektów i/lub grup użytkowników oraz różnych platform sprzętowych, programowych i rozwiązań technologicznych (np. przejście z rozwiązań scentralizowanych na rozproszone, zmiany użytkowanego oprogramowania czy specjalizowanych urządzeń).
Równocześnie pozwolą modernizować system danego obiektu (działanie danej grupy użytkowników) w czasie jego eksploatacji, w związku ze zmieniającymi się warunkami funkcjonowania (szczególnie wpływ otoczenia).
Elastyczność systemu może opierać się na swobodzie kształtowania (podczas instalacji) i modyfikowania (w czasie eksploatacji) struktury i zakresu funkcjonalnego systemu (elastyczność konstrukcyjna). Elastyczność informacyjna stwarza możliwości definiowania i redefiniowania struktur danych przetwarzanych i przechowywanych w systemie, a więc jego struktury informacyjnej. Odmiana proceduralna zezwala na zmiany lub rozbudowę algorytmów przetwarzania.

Jeszcze nie tak dawno temu komputer w firmie był luksusem. Nikt by wówczas nie pomyślał o tym, że lada dzień stanie się on podstawowym narzędziem pracy większości zakładów. Dziś nie wyobrażamy sobie niektórych czynności bez jego użycia. Nie wolno pominąć w tej kwestii również szeroko dostępnego Internetu, który nie tylko umożliwia kontakt z całym światem, ale również najszybsze źródło informacji. Poszerza naszą orientację nie tylko w kwestii zdobywania nowych klientów, ale nawet walki z konkurencją. W celu ułatwienia obsługi działalności zaczęły powstawać przeróżne aplikacje i programy, nieskomplikowane, ułatwiające tylko wybrane czynności biurowe. Z czasem uzupełniane o nowe dane i modyfikowane według nowych technologii zaczęły się przekształcać w wieloczynnościowe systemy prawie całkowicie uwalniające nas od ?papierkowej roboty?, którą wcześniej wykonywać musiało często kilka osób, co obniżało ekonomiczność, a za razem dochody firmy.
Po za tym, ostatnie lata wiele zmieniły w podejściu ludzi do wykonywanych obowiązków, jak i firm do klientów przez nie obsługiwanych. Dziś nie wystarcza już pozyskiwanie nowych klientów, gdyż nasz chłonny rynek niestety przesiąknięty konkurencyjnymi dla nas placówkami stanowi poważne wyzwanie, a często nawet zagrożenie. Coraz mniejsze znaczenie ma wielkość udziałów na rynku. Teraz potęga firmy opiera się na stałych klientach, pomagającym poszerzać nam kontakty handlowe. To właśnie troska o obsługiwane przez nas wcześniej firmy stanowi podstawę utrzymania każdej placówki. Nie tylko pozwala to osiągnąć stałe dochody, ale również działa jak najwspanialsza reklama. Żadna, nawet najdroższa kampania reklamowa nie jest w stanie osiągnąć takich efektów jak pochlebna informacja o naszej firmy z ust stałego, zadowolonego oczywiście klienta. Według przeprowadzanych badań utrzymanie lojalnego klienta jest pięciokrotnie tańszą formą kampanii reklamowej od próby pozyskiwania nowych kontrahentów.
W celu poprawienia relacji z klientami należy poznać ich potrzeby, wymagania, a często marzenia związane z usługami im oferowanymi. W tym celu zaczęto tworzyć systemy typu CRM. CRM to skrót od Customer Relationship Management, czyli od Zarządzania Relacjami z Klientami. Systemów tego typu powstało już wiele. Różnią się one od siebie wieloma podsystemami, dostosowanymi do indywidualnych potrzeb klienta zamawiającego takie oprogramowanie. Systemy te wymieniają informacje z oprogramowaniem wewnętrznym organizacji, tworząc zintegrowany system zarządzania, optymalizując jednocześnie przepływ zadań i dokumentów, co znacznie usprawnia pracę. Dla placówek korzystających z tego typu ułatwienia, system CRM to nie tylko program, to nowoczesna strategia marketingowa i szansa na zwiększenie efektywności a za razem dochodów firmy.