Bazy danych
W skład bazy danych wchodzą tutaj kategorie tj.: klienci, osoby, kontakty, zadania, projekty.
- Klienci ? to szeroko pojęta baza danych odbiorców, dostawców, instytucji współpracujących. Istnieje możliwość zbierania i przechowywania wszelkich informacji o klientach pod postacią dowolnej struktury danych. Mogą to być nie tylko typowe dane określające parametry firmy, ale również charakterystyka całego zarządu, czy historia współpracy z odbiorcą. Tutaj umieścić możemy sprawozdania i raporty finansowe dotyczące uprzednio udzielanych usług lub opis preferencji i wymagań z nimi związanych.
- Osoby ? czyli dział zawierający bazę danych wszelkich osób występujących w interesujących nas firmach. Zbierane informacje mogą dotyczyć nie tylko standardowych danych personalnych i adresowych, takich jak telefony, daty imienin czy urodzin, ale również zagadnienia dotyczące powiązań z innymi osobami oraz firmami, cech charakterystycznych i specjalnych niestandardowych wymagań, zwłaszcza osób wcześniej korzystających z naszych usług.
- Kontakty ? zawierają w sobie oczywiście wszelkie informacje dotyczące możliwości kontaktu z klientem. Pod pojęciem kontaktu rozumiana jest dowolna forma połączenia z odbiorcą, czyli telefon, fax, e-mail, poczta tradycyjna. Dzięki wpisywaniu wszelkich informacji o kontaktach w przyszłości dostępna jest pełna historia kontaktów z klientem. Funkcja przydatna często przy ewentualnych reklamacjach np. związanych z rezerwacją lub opóźnionym zamówieniem.
- Zadania ? część informująca o zadaniach wykonywanych przez pracowników i nie tylko. Można tutaj ewidencjonować różnego rodzaju prace wykonywane przez pracowników a dotyczące klientów, instytucji współpracujących. Pozwala to pracodawcy jednoznacznie rozliczać pracowników z czasu pracy, czy z wyników prowadzonych zadań. Przykładami zadań mogą być na przykład: obsługa reklamacji klienta czy przeprowadzenie przetargu. Informacje takie w przyszłości mogą nam pomóc podczas planowania awansów lub funduszy nagrodowych, a także ustalaniu grafików zadań i obowiązków określających również czas pracy poszczególnych członków kadry.
- Projekty - czyli analiza działań długotrwałych, zadań okresowych pracowników. Na tego typu projekt mogą się składać liczne zadania lub kontakty. Przykłady najczęściej wykorzystywane w tym dziale to: przeprowadzanie ankiet w ramach badania opinii klientów, przeprowadzenie badania marketingowego rynku, przeprowadzenie akcji promocyjno-informacyjnej wśród klientów.